Il est essentiel de se tenir au courant des bonnes pratiques en matière de politique voyages pour votre programme voyages d’affaires, que vous soyez en charge de quelques voyageurs fréquents ou d’un grand groupe d’employés qui voyage souvent pour le travail. Votre politique voyages témoigne de votre engagement à répondre aux besoins de vos employés et à améliorer leur expérience de voyage.

Téléchargez le guide pour accéder aux données sur la politique voyages et les recommandations pour les vols, les hôtels, les locations de voitures et les billets de train.

Qu’est-ce qu’une politique voyages ?

Une politique voyages est un ensemble de recommandations et de règles qu’une organisation établit pour régir les voyages de ses employés. Elle expose les grandes lignes des attentes, procédures et limites en matière de voyages d’affaires. Élaborer une politique voyages d’affaires formelle est fondamental pour votre programme voyages d’affaires.

Qui est en charge de créer une politique voyages d’affaires ?

Auparavant, les politiques voyages d’affaires servaient surtout à gérer le budget voyage. Aujourd’hui, la politique voyages d’affaires est essentielle pour atténuer les risques et favoriser le bien-être des voyageurs. Il s’agit d’une ligne directrice qui assure cohérence et bien-être des employés.

Voici les avantages d’une politique voyages d’affaires :

Elle fait gagner du temps ; Une politique approuvée apporte clarté et cohérence aux employés. Elle veille à ce qu’ils comprennent les attentes et les procédures lors de leurs voyages d’affaires ;

Elle fait économiser de l’argent ; Les politiques voyages aident à gérer les coûts en fixant des limites au niveau des dépenses, des fournisseurs privilégiés et des recommandations en matière de remboursement ;

Elle améliore la satisfaction des employés ; Les politiques voyages protègent non seulement l’organisation grâce à des exigences légales et réglementaires, mais elles atténuent également les risques pour le voyageur. Le devoir de vigilance n’est pas seulement un terme que l’on utilise à tort et à travers, c’est un engagement que doivent prendre toutes les organisations et entreprises qui emploient des travailleurs en déplacement. Cliquez ici pour en savoir plus sur l’importance que revêt la politique voyages d’affaires pour votre équipe de ressources humaines.

Pourquoi votre politique voyages d’affaires actuelle n’est-elle pas efficace ?

La dernière chose dont les voyageurs ont besoin (ou envie) est de devoir mémoriser une interminable politique voyages. Pour de nombreuses entreprises, le process de soumission et d’approbation des frais de déplacements professionnels demeure fastidieux et franchement archaïque. Le non-respect de la politique est l’un des principaux facteurs à l’origine du coût élevé des voyages d’affaires. C’est pourquoi il est nécessaire de se pencher sur les raisons pour lesquelles votre politique voyages est négligée.

Découvrez certaines des raisons pour lesquelles les membres de votre personnel ne respectent pas votre politique voyages d’affaires :

1. Ils ignorent l’existence de cette politique.
2. Votre politique est difficile à trouver ou à comprendre.
3. Votre politique n’est pas en adéquation avec votre culture d’entreprise.
4. Votre politique n’est pas en adéquation avec vos objectifs commerciaux.
5. Votre politique est dépassée ou trop rigide.

Les politiques voyages doivent être revues et mises à jour régulièrement pour s’adapter à l’évolution de la situation et des besoins.

Politique voyages journaliers

Les indemnités journalières pour les voyages d’affaires se réfèrent à la somme d’argent octroyée chaque jour aux employés pour couvrir leurs dépenses lors de leurs voyages d’affaires. Cette indemnité inclut généralement les dépenses pour les repas, le logement et les frais annexes. Les indemnités journalières sont fixés par le gouvernement ou par la politique de l’entreprise. Elles visent à simplifier le processus de remboursement pour les employés tout en gérant les coûts pour l’employeur. Ainsi, les employés n’ont pas besoin de garder une trace de chaque reçu et de chaque dépense à des fins professionnelles.

Aux États-Unis, l’indemnité journalière à Salt Lake City est de 183 $ tout au long de l’année. En comparaison, à New York, l’indemnité journalière est nettement plus élevée et varie d’un mois à l’autre, le taux le plus bas étant de 239 $ et le plus élevé de 374 $. À Londres, l’indemnité journalière s’élève en moyenne à 180 $ pour les repas et les frais annexes et à 360 $ pour l’hébergement. Les indemnités peuvent varier en fonction du coût de la vie dans le lieu en question.

Il existe deux méthodes principales pour calculer les indemnités journalières :

• La méthode standard : elle utilise des taux fixes déterminés par des entreprises ou des agences gouvernementales, telles que l’Administration des services généraux (General Services Administration - GSA).
• La méthode de justification : permet d’appliquer des taux différents en fonction des zones à coûts élevés et des zones à faibles coûts.

Les indemnités journalières ne sont pas considérées comme un revenu imposable. Elles permettent aussi aux employeurs de gérer les coûts tout en permettant aux employés de budgétiser les frais de voyage. Cependant, un risque d’abus reste possible si les employés ne dépensent pas la totalité de l’indemnité et font de fausses déclarations sur leurs dépenses réelles afin d’empocher le reste de l’indemnité.

En fin de compte, les dépenses de voyages d’affaires doivent être conformes à la politique de remboursement des notes de frais. Cliquez ici pour en savoir plus sur l’importance de la politique dépenses de voyages.

Les agences de voyages d’affaires améliorent la conformité et simplifient le process d’approbation.

Simplifie l’organisation des voyages

Les approbations fournissent un niveau de contrôle supplémentaire, mais peuvent être une source de frustration pour les employés si le processus est trop compliqué. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte. Les options recommandées pour la location de voiture, les billets d’avion et les chambres d’hôtel selon le prix et la sécurité changent constamment.

Vous devez avoir la flexibilité nécessaire pour configurer des conditions d’approbation visibles pour vos voyageurs dans l’outil de réservation de voyages. Lorsque vous vous associez à Amex GBT Egencia (Egencia), vous pouvez gérer les paramètres d’approbation afin que vos voyageurs voient les options recommandées en fonction de votre secteur d’activité, de la taille de votre entreprise, du nombre de voyageurs, de votre situation géographique, de vos voyages internationaux ou nationaux et de votre budget de voyage.

Gérer les coûts et les frais liés aux déplacements

Un filtre automatique relatif à la politique permet aux voyageurs de prendre des décisions rentables et aux Travel Managers de déléguer le processus de décision. L’intégration des recommandations de la politique est cruciale pour réaliser des économies. Choisissez une TMC qui offre les avantages suivants :

• Une TMC qui permet aux Travel Managers et aux organisateurs de voyages d’établir des recommandations détaillées en matière de politique, avec un large éventail de préférences pour les voyageurs et la possibilité de créer des groupes de voyageurs ;
• Des options de politique voyages qui reflètent la culture de votre entreprise et qui permettent des mises à jour instantanées et faciles à déployer ;
• Un système de réservation numérique qui intègre la politique voyages directement dans le parcours de réservation et guide les choix des voyageurs avec des indicateurs visuels (par exemple : drapeaux rouges, alertes) pour augmenter facilement la conformité à la politique.
• La possibilité pour les membres de votre personnel de créer et de soumettre des notes de frais à l’approbation de l’administrateur depuis leur appareil mobile en un simple clic ;

La prise en charge de la foire aux questions (FAQ) centralisée pour les voyageurs et les Travel Managers.

Une TMC peut éclaircir les doutes que les employés peuvent se poser, tels que « Mon nettoyage à sec est-il considéré comme une dépense professionnelle réelle lorsque je voyage pendant de longues périodes ? »

Vos employés doivent pouvoir trouver facilement les informations suivantes dans la politique voyages de l’entreprise :

• Dépenses professionnelles remboursables.
• Dépenses professionnelles ou personnelles non-remboursables.
• La gamme de prix des billets d’avion selon la destination.
• Le coût maximal des dépenses d’hébergement par nuit.
• Les autorisations de surclassement en classe affaires ou en 1^re classe.
• Le nombre minimum de jours réservés à l’avance.
• La méthode de remboursement du voyage (si les employés n’utilisent pas la carte de crédit professionnelle).
• Quels types d’assurances voyages sont fournis ?

Des protocoles clairs sur le devoir de vigilance

Les TMC fournissent des ressources en matière de gestion des risques liés aux voyages qui peuvent aider à définir des cadres de tolérance aux risques et des politiques de devoir de vigilance. Elles appliquent également les recommandations en matière de sécurité des voyageurs et tiennent les voyageurs informés en temps réel des événements et développements dans le monde entier.

Egencia ^TM fournit les solutions de gestion des risques liés aux voyages suivantes :

• Contrôle : une carte du monde actualisée en fonction des situations à haut risque qui pourraient perturber les voyages.
• Limitation : une politique de gestion des risques voyageurs afin d’éviter les voyages vers des destinations à haut risque.
• Suivi : Localisez rapidement vos voyageurs d’affaires grâce au Localisateur de voyageurs Egencia.
• Alerte : Préservez la sécurité de vos voyageurs, ainsi que leur efficacité, grâce aux alertes.
• Assistance : Service client 24 h/24, 7 j/7, 365 j/an disponible dans plus de 32 langues et dans plus de 66 pays pour les voyageurs et les organisateurs.

Les outils de réservation peuvent alerter les voyageurs d’affaires en cas de réservation non conforme et les rediriger vers des options conformes. La même interface permet aussi de leur communiquer les informations de sécurité relatives à une destination ou un itinéraire. Les Travel Managers peuvent définir les politiques de devoir de vigilance de l’entreprise en un seul et même endroit et les appliquer instantanément sur tous les canaux de réservation.

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